Aangepaste AFM-leidraad Wwft en Sanctiewet

1 december 2020 om 18:00

In verband met nieuwe regelgeving, zoals de instelling van het UBO-register, heeft de AFM de leidraad over de Wwft en Sanctiewet in oktober jl. aangepast. Met deze leidraad wil de AFM enkele handvatten bieden en inzicht geven in de verschillende verplichtingen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme (Wwft) en de Sanctiewet 1977 (Sanctiewet). Daarnaast geeft de AFM ook meer toelichting op bepaalde onderdelen. Bijvoorbeeld hoe ondernemingen invulling kunnen geven aan bepaalde open normen. Wij hebben de belangrijkste wijzigingen op een rij gezet. 

1. Risicobeoordeling mag niet te algemeen worden geformuleerd 
Als financieel dienstverlener dient u te beschikken over een risicobeoordeling. De resultaten moeten worden vastgelegd en actueel worden houden. U analyseert de witwas- en terrorismefinancieringsrisico’s die zich kunnen voordoen ten aanzien van risicofactoren die verband houden met het type klant, product, dienst, transactie en leveringskanaal en met landen of geografische gebieden.   

De AFM benadrukt dat de risico’s niet te algemeen moeten worden geformuleerd. In een risicobeoordeling wordt bijvoorbeeld niet het algemene potentiële risico van PEP’s beschreven, maar moet worden ingegaan op de vraag of u PEP’s in uw klantenbestand heeft. En zo ja, of dit binnenlandse of buitenlandse PEPs zijn, en welke specifieke risico’s dit met zich meebrengt. 

2. Expliciete rol compliance functie
Een van de dagelijks beleidsbepalers moet worden aangewezen als verantwoordelijke voor de naleving van de Wwft. Verder is een financieel dienstverlener verplicht om, voor zover dit in verhouding is met de aard en de omvang van de financieel dienstverlener, te voorzien in de invulling van een compliance functie.  

In de nieuwe leidraad wordt een explicietere rol voor de compliance officer geformuleerd. De compliance functie moet gericht zijn op het controleren van de naleving van wettelijke regels en interne regels die de instelling zelf heeft opgesteld. Daarnaast geeft de leidraad aan dat het voor de hand ligt dat de toetsing en het actualiseren van de risicobeoordeling en -beleid door de verantwoordelijke voor compliance wordt uitgevoerd. 
 
3. Herziening klantonderzoek bij eerste gelegenheid 
Voor klanten die op grond van de Wwft van voor de wetswijziging van 25 juli 2018 zijn geaccepteerd, geldt dat bij eerste gelegenheid een herziening dient plaats te vinden van (delen van) het klantonderzoek. De AFM geeft aan dat een herziening niet alleen naar aanleiding van klantcontact moet plaatsvinden, maar ook op grond van de risicogevoeligheid van de klant. Dat betekent dat alle bestaande klantdossiers op risico gebaseerde wijze moeten worden herzien. De klantdossiers met een hoog risico zouden dan als eerst beoordeeld moeten worden. De AFM verwacht dat financieel dienstverleners inmiddels alle klantdossiers met hoger risico, van klanten die voor 25 juli 2018 zijn geaccepteerd, inmiddels herzien heeft. 
 
4. Reconstructieplicht van identificatieverplichting 
Onderdeel van het klantonderzoek is het identificeren van de klant en het verifiëren van de identiteit, voordat de zakelijke relatie wordt aangegaan of een transactie wordt uitgevoerd. Daarna moeten de persoonsgegevens, aan de hand waarvan identificatie heeft plaatsgevonden, op opvraagbare wijze worden vastgelegd. Er geldt een reconstructieplicht. 
Er hoeft geen kopie van het gecontroleerde identiteitsdocument te worden vastgelegd. Er kan ook worden volstaan met het vastleggen van bepaalde gegevens van het gecontroleerde identiteitsdocument, zoals soort document, het nummer van het document en tot wanneer het geldig is. 
 
5. Ondanks UBO-register, ook eigen onderzoek verplichting 
Inmiddels is het UBO-register geïntroduceerd. Een financieel dienstverlener moet bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie vaststellen of de UBO van de klant is opgenomen in het UBO-register. In uw klantdossier moet een bewijs van de inschrijving in het UBO-register zitten. Bij het verrichten van het klantonderzoek mag u zich niet uitsluitend baseren op de informatie uit het UBO-register. U moet zelf ook onderzoek doen naar wie de UBO is. Dit moet uitgewerkt zijn in uw Ken-uw-klant-beleid. 
 
6. Doel en aard van de zakelijke relatie 
Een financieel dienstverlener moet, voorafgaand aan het aangaan van de zakelijke relatie, een oordeel vormen over het doel en de aard van een zakelijke relatie en de eventuele risico’s die de betreffende dienstverlening oplevert. Een financieel dienstverlener moet in staat zijn om bepalen waarom en met welk doel een relatie een dienst afneemt. AFM geeft hierover het volgende aan: 

- De afgenomen diensten of producten kunnen ook een indicatie zijn voor het doel en beoogde aard van de zakelijke relatie. 
- Doel en aard kunnen ook blijken uit een overeenkomst, deze moet dan wel in het klantdossier zijn opgenomen. 

Aan klanten die niet in Nederland wonen of gevestigd zijn moet u navragen waarom de klant in Nederland diensten of producten afneemt. 
 
7. Uitbesteding voortdurende klantencontrole niet toegestaan 
Het is toegestaan het klantonderzoek aan een derde partij uitbesteden. Dat betekent dat de identificatie, verificatie, het nagaan van de uiteindelijk belanghebbende en het vaststellen van het doel en beoogde aard van de zakelijke relatie mogen worden uitbesteed, mits goed in kaart is gebracht waarom u vertrouwt op het klantonderzoek door deze derde partij. U blijft altijd zelf verantwoordelijk voor een juiste naleving van de Wwft. 
 
Hoewel het klantonderzoek mag worden uitbesteed, beschrijft de leidraad dat de voortdurende klantcontrole, waaronder transactiemonitoring en het opstellen van het risicoprofiel, niet mag worden uitbesteed (alleen binnen de eigen groep). 
 
8. Aanscherping opleidingseisen 
In de nieuwe leidraad wordt meer invulling aan de opleidingseisen in het kader van de Wwft: 
- De Wwft-opleiding moet regelmatig worden aangeboden; 
- Het personeel moet niet alleen ongebruikelijke transacties kunnen herkennen, maar ook in staat zijn een klantonderzoek goed en volledig te kunnen uitvoeren; 
- De vorm is vrij, maar u moet kunnen onderbouwen hoe met de betreffende opleiding(en) wordt voldaan aan het opleidingsvereiste van de Wwft; 
- Het aanbod moet worden toegespitst op de verschillende functies binnen uw bedrijf. De inhoud, diepgang en frequentie zal afhankelijk zijn van de functie van de medewerker; 
- Het aanbod, de gevolgde trainingen, de frequentie en de personen die opleidingen volgen moet worden vastgelegd; 
- Financieel dienstverleners moeten het kennisniveau binnen de organisatie doorlopend vaststellen en monitoren, en hierop inspelen. 
 
9. Doorlopend sanctie-screeningssysteem aanbevolen 
Voor de naleving van sanctieregelgeving wordt door de AFM een ‘doorlopend screeningssysteem’ aanbevolen. Screening vindt dan plaats bij: 
- Aanvang van de relatie; 
- Periodiek bij wijzigingen bij de relatie (zoals de UBO); 
- Bij wijzigingen op de sanctielijsten; en 
- Na afloop van de relatie. Dat wil zeggen, bij beëindiging van de relatie moet nog een laatste screening plaatsvinden. 
 
Afhankelijk van het type klant en relatie moet de frequentie van de screening worden bepaald. 
 
10. Screenen tegen meer sanctielijsten 
Een financieel dienstverlener dient zich niet meer te beperken tot de Europese of Nederlandse sanctielijsten. De nieuwe leidraad geeft aan dat relaties moeten worden gescreend tegen: 
 
- De Nationale sanctielijst terrorisme (XLS); 
- De EU- sanctielijst (PDF); en 
- De VN-sanctielijst. 

Wat kunt doen? 

De Wwft is bij financieel dienstverleners van toepassing bij bemiddeling in levensverzekeringen, al dan niet in combinatie met een hypotheek. Adviseert of bemiddelt u alleen in schadeverzekeringen, dan hoeft u geen klantonderzoek te doen in het kader van de Wwft. U heeft dan wel te maken met de Sanctiewet 1977 waarvoor u klantonderzoek moet doen om fraude, waaronder witwassen, te voorkomen. Ook dit onderzoek zult u moeten vastleggen. Hoe u dat moet doen is vormvrij.
Het is, zoals ook in de leidraad beschreven is, belangrijk dat u vastlegt wie in uw organisatie verantwoordelijk is voor het werken volgens de Wwft, en wat is uw beleid in het kader van de Wwft en de Sanctiewet. Ook is het belangrijk dat uw medewerkers goed op de hoogte zijn van de Wwft en de Sanctiewet, hoe zij een goed klantonderzoek moeten uitvoeren en hoe dit moet worden vastgelegd. Het onderwerp dient daarnaast regelmatig te worden besproken, bijvoorbeeld tijdens een werkoverleg. 

Wat kan SVC voor u doen? 

In ons Kennisportal hebben wij voorbeelden beschikbaar van een Ken-uw-klant-beleid, procedures en instructies met betrekking tot de Wwft. Daarnaast is het ook mogelijk dat wij een Wwft-workshop voor uw medewerkers geven, zodat iedereen goed op de hoogte is en weet wat er in dit kader van ze wordt verwacht. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact met ons op. 

Klik hier voor meer informatie over de Wwft
Klik hier voor meer informatie over de Sanctiewet
Klik hier voor de volledige leidraad Wwft en Sanctiewet van de AFM




Op de hoogte blijven het laatste nieuws?
Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief!