AFM: leg afspraken goed vast!

18 november 2021 om 08:45

Onlangs heeft de AFM het Rapport Marktindrukken 2021 gepubliceerd. Belangrijke conclusies uit het rapport zijn dat financieel dienstverleners moet opletten dat afspraken bij uitbesteding, van bijvoorbeeld IT-diensten, schriftelijk vastleggen. Daarnaast ontvangen freelancers ten onrechte nog steeds volledige variabele beloning en zijn de beheersmaatregelen in het kader van de Wwft en Sanctiewet niet overal op orde. 

Niet vastleggen afspraken is risico 

Veel financieel dienstverleners werken, om een toekomstbestendige bedrijfsvoering te hebben, met anderen samen. Als financieel dienstverlener blijf je verantwoordelijk voor werkzaamheden die zijn uitbesteed aan derden. Door goede afspraken met deze partijen te maken en deze te monitoren wordt het risico dat de uitbesteedde werkzaamheden niet volgens afspraak worden uitgevoerd verkleint.

Die afspraken kunnen het best worden vastgelegd in contracten en service level agreements. Uit het onderzoek van de AFM blijkt echter dat 16% afspraken niet vastlegt. Ook wordt vooraf geen risicoanalyse van de samenwerking gemaakt. Het is belangrijk om een goed beeld te vormen van de voor- en nadelen en de risico’s van de samenwerking.  Mogelijke negatieve gevolgen voor klant en ondernemer worden hierdoor geminimaliseerd. Tevens kwam uit het onderzoek naar voren dat als iets misgaat, deze incidenten niet bij de AFM worden gemeld, waar dat wel had gemoeten. 

Beheerst beloningsbeleid niet gepubliceerd 

Een andere belangrijke conclusie is dat een meerderheid van de onderzochte financieel dienstverleners het beheerst beloningsbeleid niet openbaar heeft gemaakt. Met een beloningsbeleid kan worden voorkomen dat medewerkers door perverse prikkels zaken zullen doen die niet in het belang zijn van de klant. Door het beloningsbeleid te publiceren maakt het voor klanten duidelijk hoe de onderneming haar medewerkers beloont. Dit mag in de vorm van een samenvatting en moet aansluiten bij de omvang van de onderneming en moet openbaar gemaakt worden via de website. 

Een beheerst beloningsbeleid is gebaseerd op een inventarisatie van financiële en niet-financiële risico’s. Ondernemingen moeten de geïnventariseerde risico’s beheersen om perverse prikkels te voorkomen. Het uitvoeren van een risicoanalyse en het nemen van passende beheersmaatregelen zijn daar een onderdeel van. 

Een beheerst beloningsbeleid omvat beloningen in de ruimste zin van het woord (vast salaris, bonus, promotie, auto, pensioen, cursussen, etc). Ook de criteria voor het toekennen van beloningen - zoals functieprofielen, prestatiecriteria en resultaatafspraken - en het meten en beoordelen van die criteria vallen hieronder. 

Een ander aspect aan belonen zijn de vergoedingen voor freelancemedewerkers. Uit blijkt dat financieel dienstverleners nog steeds freelancemedewerkers volledig variabel belonen. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij het belonen aan de hand van het behalen van een bepaald resultaat. Dit geeft een verkeerde stimulans, is niet in het belang van de klant en daarmee niet toegestaan. Ook is gebleken dat de afspraken die met freelancers zijn gemaakt, vaak niet zijn vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.  Hierdoor is het controleren van de werkzaamheden en de (mogelijke) gevolgen van het niet nakomen van gemaakte afspraken lastig. In het rapport van de AFM zijn de voorwaarden die gelden voor de samenwerking met freelancers benoemd. 

Beheersmaatregelen Wwft en Sanctiewet 

Het nemen van beheersmaatregelen in het kader van de Wwft blijft bij het bemiddelen in levensverzekeringen belangrijk. Ook wanneer risico’s die met het bemiddelen gepaard gaan laag zijn. Het opstellen van een risicoanalyse op dit gebied is een wettelijke verplichting. Deze risicoanalyse ligt ten grondslag aan het opstellen van het beleid, procedures en maatregelen om de geïdentificeerde risico’s te beperken en effectief te beheersen.

Uit het rapport blijkt dat een grote meerderheid van financieel dienstverleners beleid hebben over de onderwerpen cliëntacceptatie, risicoclassificatie van de cliënt en het melden van ongebruikelijke transacties. Dit beleid vorm een belangrijke basis voor de naleving van de Wwft en is net als de risicoanalyse wettelijk verplicht. 

Het opstellen van een risicoprofiel van de klant is van belang om een risico gebaseerd cliëntenonderzoek uit te voeren, wat ook een wettelijke verplichting is. Laatste belangrijke onderdeel is dat financieel dienstverleners verplicht zijn om een ongebruikelijke transactie te melden bij de FIU-Nederland. Dit moet niet alleen in het beleid zijn opgenomen, maar ook daadwerkelijk worden gedaan wanneer een ongebruikelijke transactie zich voor doet. 

Financieel dienstverleners moeten daarnaast voorafgaand aan de dienstverlening controleren of de (toekomstige) klant voorkomt op een of meer sanctielijsten. Wanneer dat het geval is, mag er geen zaken worden gedaan met deze persoon. In de leidraad van de AFM is meer informatie te vinden over waar een Wwft-risicobeoordeling en beleid aan moet voldoen. 

Wat kan SVC voor u doen? 

De AFM benadrukt dat een financieel dienstverlener aandacht moet houden voor een integere en beheerste bedrijfsvoering. SVC heeft een kennisportal waarin voorbeelden zijn opgenomen van een Wwft-beleid inclusief een risicoanalyse en procedures en een beheerst beloningsbeleid. Wanneer u een Wft abonnement afsluit, krijgt u, onder andere, toegang tot ons Kennisportal. Wil u meer informatie? Neemt u dan contact met ons op. 

Voor het volledige rapport Marktindrukken 2021 van de AFM klik hier.